Dziecko na kolonii – jak zawrzeć umowę z organizatorem

Wysłanie dziecka na kolonię, zwłaszcza pierwszą, wiąże się z wieloma sprawami do ogarnięcia przez rodzica. Jedną z nich jest wnikliwe przeczytanie dokumentów kolonijnych, które rodzic otrzymuje od organizatora. Czy wiemy, co powinno się w nich znaleźć i jakie mają znaczenie?

Dokumenty kolonijne rodzic otrzymuje od firmy, w której kupuje obóz dla dziecka, zwykle drogą mailową jeszcze tego samego dnia, w którym zapisze dziecko na kolonię. Oto czego możemy się spodziewać:

Umowa

Najważniejszy dokument, który określa, jaką usługę kupujemy, za jaką kwotę i zasady płatności. Są w niej informacje osobowe (dane rodzica i dziecka), o imprezie (nazwa obozu, ośrodka, miejscowości), o organizatorze (dokładne dane). W umowie będzie napisane też, czy cena zawiera dojazd kolonijny albo dodatkowe fakultety.
Odróżnijmy w nagłówku opis „organizatora” od „agenta”. Organizator tworzy obóz, zatrudnia kadrę, odpowiada za program, wystawia faktury. Agent sprzedaje nam ofertę, obsługuje klienta, udziela informacji, podpisuje umowę, zawiadamia o zbiórce. Oczywiście jedną i drugą funkcję może pełnić ta sama firma. W umowie często jest klauzula dotycząca danych osobowych oraz zgody na publikowanie zdjęć dziecka czy wykorzystywanie zdjęć w celach reklamowych i promocyjnych.

Warunki uczestnictwa

Jest to dokument, który reguluje wzajemne obowiązki stron, czyli organizatora i klienta. Warunki uczestnictwa są koniecznym załącznikiem do umowy albo stanowią z nią całość. Przeczytanie niektórych tego typu dokumentów wymaga uwagi i czasu, ale warto się zagłębić w paragrafy, aby potem nie było nieporozumień. Najważniejsze zagadnienia:
1. Zasady rezygnacji z kolonii i wysokość zwrotu wpłaconych pieniędzy (np. w przypadku choroby dziecka czy zmiany planów)
2. Zasady odbywania się kolonii, czyli np. termin w jakim organizator musi powiadomić klientów o odwołaniu imprezy, w jakich przypadkach może imprezę odwołać i co wtedy zaproponuje klientowi.
3. Zasady przyjęcia dziecka na kolonię, czyli jakich formalności należy dopełnić, by dziecko nie zostało skreślone z listy uczestników.

Regulamin dojazdów

Może być oddzielnym dokumentem lub być zawarty w „warunkach uczestnictwa”. Dotyczy tylko dzieci, które będą korzystały z dojazdu (transportu) kolonijnego.
Najważniejszą kwestią jest termin ewentualnego odwołania dojazdu w przypadku nie uzbierania się odpowiedniej grupy chętnych z danego miasta. W dokumencie często wskazanych jest kilka środków transportu, jako możliwych do wyboru organizatora. Powinna się znaleźć w nim klauzula, że dzieci niepełnoletnie podróżują zawsze pod opieką kadry.

Warunki ubezpieczenia

Każdy kolonista na legalnej kolonii jest ubezpieczony od następstw nieszczęśliwych wypadków i ubezpieczenie to zawarte jest w cenie kolonii. Ubezpieczenie to (w skrócie NNW) jest podobne we wszystkich ofertach na rynku, ale oczywiście pochodzić może od różnych ubezpieczycieli, więc będzie się różnić szczegółami. Na naszą prośbę organizator okazuje szczegółowe warunki ubezpieczenia i w razie potrzeby podaje kontakt do firmy, która będzie wypłacać odszkodowanie.

Oferta

Podstawowe miejsce informacji o kupowanej usłudze. W ofercie musi być program obozu, miejsce, cena, wiek uczestników, informacja co zawiera cena, informacje o możliwości dokupienia dodatkowych atrakcji, pakietów czy dojazdów. Oferta powinna być jak najbardziej szczegółowa, im więcej informacji zawiera, tym lepiej. Zwróćmy uwagę, czy cena zawiera wstępy do zwiedzanych obiektów i wycieczki. Warto zwrócić uwagę, czy w cenie są napoje dla dzieci w nieograniczonej ilości – to latem jest bardzo ważne.

Karta kwalifikacyjna

Wypełnia ją rodzic i przekazanie jej oryginału opiekunowi jest warunkiem przyjęcia dziecka na zbiórce przedwyjazdowej! Jest to dokument, w którym rodzic opisuje zdrowie dziecka i zobowiązuje się do zapłaty za kolonię dziecka, a organizator zatwierdza i przyjmuje dziecko na obóz. Nie wolno podawać w karcie informacji nieprawdziwych. Często już przy zapisie organizator wymaga przesłania karty w celu sprawdzenia, czy dziecko kwalifikuje się na kolonię (są bowiem choroby lub okoliczności, które uniemożliwiają udział w koloniach).

Inne dokumenty

Rodzic może organizatorowi przedstawiać swoje prośby, upoważnienia czy zgodę lub brak zgody na różne rzeczy. Taki dokument należy przedstawić od razu przy zapisie, aby organizator mógł się ustosunkować do danej prośby i aby było jasne, czy zastosuje dane żądanie. Przykładowe oświadczenia rodziców to np. oświadczenie o odbiorze dziecka z kolonii przez osobę inną niż opiekun prawny, czy oświadczenie o niewyrażeniu zgody na udział w danych zajęciach (np. z powodów zdrowotnych).

Autorem artykułu jest:

KOGIS Portal Turystyki Dziecięcej
– organizator kolonii i obozów dla dzieci i młodzieży, internetowa baza miejsc dobrego wypoczynku.
www.kogis.pl